Voordat je juridische stappen overweegt, stuur je je debiteur beter eerst een betalingsherinnering. Mogelijk is je factuur gewoon over het hoofd gezien of in de spam beland. Neem in je herinnering een duidelijke betalingstermijn op van bijvoorbeeld zeven dagen. Deze herinnering verzend je binnen een week na de verstreken betalingstermijn. Een goede tip is om je debiteur hiernaast te bellen en een duidelijke betalingsafspraak te maken. Bevestig deze afspraak schriftelijk aan je debiteur.
Blijft de betaling opnieuw uit? Stuur je debiteur dan een strengere betalingsherinnering. Vermeld hierin expliciet dat je bij het uitblijven van betaling een incassotraject zal starten en dat je debiteur in dat geval te maken krijgt met extra kosten, zoals invorderingskosten en wettelijke rente. Deze stap is belangrijk om twee redenen: je geeft je debiteur een laatste kans én je bouwt een dossier op voor eventuele juridische stappen. Bewaar alle correspondentie zorgvuldig.
Leveren je betalingsherinneringen niets op, dan is de volgende stap de formele aanmaning. Vaak is het moment dan aangebroken om een incassobureau of advocaat in te schakelen. Deze stap maakt doorgaans indruk: je debiteur realiseert zich opeens dat het menens is en dat je bereid bent door te zetten. Een brief van een professionele incassopartij werpt nu eenmaal meer gewicht in de schaal dan een eenvoudige herinnering.
Een aanmaning kun je zien als een schriftelijke sommatie, waarin je debiteur in gebreke wordt gesteld. In de regel worden vanaf dit moment de verschuldigde wettelijke rente en gemaakte incassokosten bij de debiteur in rekening gebracht. De incassokosten worden berekend conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Ingeval van een B2B relatie mag contractueel worden afgeweken van de WIK.
Een goede aanmaning voldoet aan een aantal eisen. Deze is schriftelijk, bevat een duidelijke betalingstermijn – minimaal veertien dagen ingeval van een B2C relatie – en vermeldt duidelijk de openstaande facturen. De aanmaning wordt bij voorkeur verstuurd per aangetekende post of per e-mail met een leesbevestiging. Hierdoor kun je aantonen dat je debiteur deze heeft ontvangen.
Blijft hierna de betaling nog steeds uit? Dan volgt het gerechtelijk incassotraject. Met een dagvaarding leg je jouw vordering dan voor aan de rechter. Voert je debiteur geen verweer, dan kun je gebruikmaken van een versnelde procedure. De rechter zal je debiteur dan veroordelen tot betaling van het openstaand bedrag, vermeerderd met de proceskosten.
Bedenk overigens dat een gerechtelijk incassotraject kosten met zich meebrengt. Controleer daarom vooraf of je debiteur voldoende verhaal biedt. Beschikt je debiteur over weinig financiële middelen of dreigt zijn onderneming zelfs failliet te gaan, dan heeft een vonnis weinig waarde. Een kredietcheck vooraf voorkomt teleurstellingen.
Biedt je debiteur voldoende verhaal en beschik je over een vonnis? Dan kun je de deurwaarder op pad sturen om executiemaatregelen te treffen. Denk bijvoorbeeld aan loonbeslag, bankbeslag of beslag op de bezittingen van je debiteur. Houd er rekening mee dat ook dit executietraject kosten met zich meebrengt, ook al kun je deze kosten op je debiteur verhalen.
Gedoe met openstaande facturen voorkom je via een strak debiteurenbeheer. Doe bij nieuwe klanten steeds een kredietcheck, vraag om referenties en overweeg vooruitbetaling bij grotere opdrachten. Hanteer daarnaast korte betalingstermijnen van maximaal veertien dagen en verstuur je facturen direct na de (correcte) levering.
Leg in je algemene voorwaarden duidelijk vast welke incassokosten en rente je berekent ingeval van betalingsverzuim, zodat je deze probleemloos kunt doorberekenen aan je debiteur. Neem ook een uitgebreid eigendomsvoorbehoud hierin op: hierdoor blijven de door jou geleverde goederen van jou totdat je debiteur alles heeft betaald. Betaalt je debiteur niet, dan kun je deze goederen terugvorderen.
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Auteur: Niels Vanaken
