Een strak debiteurenbeheer is essentieel voor de financiële groei van je bedrijf. Door erop toe te zien dat jouw klanten hun facturen tijdig betalen, zorg je immers voor voldoende liquiditeit binnen je organisatie. Dit stelt je als ondernemer in staat om de stap te zetten naar een next level.
Streng proces
Allereerst is het belangrijk dat je gebruikmaakt van heldere facturen, die bovendien voldoen aan de wettelijke eisen. Dit houdt in dat je niet enkel de exacte prijzen en hoeveelheden vermeld op je factuur, maar ook een duidelijke betalingstermijn en de juiste bankgegevens. Zorg ook ervoor dat je facturatieproces goed is ingericht, waarbij facturen tijdig worden verstuurd naar de juiste persoon. Te vaak blijkt dat verzonden facturen niet de persoon bereiken voor wie zij zijn bestemd. Dit leidt tot onnodige vertraging in het betalingsverkeer.
Na de verzending van je factuur, dien je het betalingsproces streng te monitoren en eventuele betalingsproblemen snel te signaleren. Dit doe je door tijdig betalingsherinneringen te sturen, gevolgd door telefonisch of persoonlijk contact met je debiteur. Blijkt je debiteur niet in staat om het factuurbedrag tijdig te voldoen, dan is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de betalingswijze. Betalingsregelingen die je treft met je debiteur dien je schriftelijk en duidelijk vast te leggen.
Het debiteurenbeheer lijkt een hele exercitie, maar gelukkig zijn er goede boekhoudprogramma’s in de markt verkrijgbaar. Dergelijke softwareprogramma’s zorgen voor een geautomatiseerd facturatieproces, waardoor je veel minder omkijken hiernaar hebt. Ook creëer je hiermee een overzichtelijke dossieropbouw. De meeste programma’s zijn erg betaalbaar en eenvoudig in gebruik.
Incassotraject
Is sprake van een langdurige betalingsachterstand, dan kun je overwegen om een extern incassobureau of advocaat in te schakelen. Onder het mom ‘vreemde ogen dwingen’, kan dit jouw debiteur alsnog in beweging krijgen. Vanaf de start van het incassotraject zal je debiteur worden geconfronteerd met extra kosten. Zo worden naast de verschuldigde hoofdsom doorgaans de wettelijk rente en buitengerechtelijke incassokosten van je debiteur gevorderd.
Leidt het minnelijk incassotraject niet tot het gewenste resultaat, dan zou je een gerechtelijke incassoprocedure via de rechtbank kunnen starten. Hiermee bekom je een rechterlijk vonnis, dat je tegen je debiteur ten uitvoer kunt leggen. Dit via de inschakeling van een gerechtsdeurwaarder, die meerdere executiemiddelen tot zijn beschikking heeft.
Let er bij een gerechtelijk incassotraject wel op dat het ‘kalf financieel niet groter wordt dan de koe’, zeker wanneer de omvang van je vordering gering is. Ga ook steeds na of je debiteur beschikt over voldoende verhaalsmogelijkheden.
Debiteurendesk
Uniek aan ons kantoor is dat wij beschikken over een eigen debiteurendesk, die jouw bedrijf reeds in een vroeg stadium ondersteunt bij het innen van je facturen. Dit doen we onder ons debiteurendesk label op een informele maar professionele wijze. Betaalt je debiteur niet, dan kunnen onze incasso-advocaten vervolgens alle juridische middelen inzetten. Neem ingeval van vragen gerust contact met ons op.
