Stilzwijgende verlenging houdt in dat een contract automatisch doorloopt wanneer je niet op tijd opzegt. In de voorwaarden staat dan vaak iets als: “dit contract wordt automatisch verlengd met [periode], tenzij het uiterlijk [termijn] voor afloop schriftelijk wordt opgezegd.” Reageer je niet op tijd, dan blijft de overeenkomst gewoon doorlopen.
Je komt dit soort bepalingen tegen in uiteenlopende contracten, zoals huurcontracten, leaseovereenkomsten, softwarelicenties, verzekeringen en servicecontracten. In theorie zorgt zo’n clausule voor continuïteit voor beide partijen. In de praktijk pakt het vooral gunstig uit voor de aanbieder, die zijn klant hiermee langdurig aan zich kan binden. Ben je niet meer tevreden over de dienstverlening of levert de relatie niets meer op, dan kan stilzwijgende verlenging snel tot een ongewenste situatie leiden.
De meeste contracten met stilzwijgende verlenging hebben een opzegtermijn van één tot drie maanden vóór het einde van de contractperiode. Mis je die termijn ook maar met één dag, dan zit je vaak meteen aan een nieuwe periode vast. Loopt een contract bijvoorbeeld op 31 december af en geldt er een opzegtermijn van drie maanden, dan moet je dus uiterlijk op 30 september opzeggen.
Let op: sommige contracten hanteren uitzonderlijk lange opzegtermijnen van zes maanden of zelfs een jaar. Dat komt vooral voor bij huurcontracten voor bedrijfsruimte. Noteer daarom meteen bij het tekenen van een contract de opzegdatum in je agenda. Zo voorkom je dat je onnodig lang blijft betalen voor diensten die je niet meer gebruikt of ruimtes waar je niet meer in wilt blijven.
Mondeling opzeggen is niet geldig, ook niet als een accountmanager zegt dat het wel in orde komt. Bij contracten met stilzwijgende verlenging is schriftelijke opzegging verplicht. Een e-mail is meestal voldoende, maar bij belangrijke contracten is aangetekend versturen verstandiger.
Zorg dat je altijd bewijs bewaart van je opzegging, zoals de verzendbevestiging van je e-mail of het bewijs van ontvangst van een aangetekende brief. Als er discussie ontstaat, moet jij kunnen aantonen dat je op tijd hebt opgezegd. Leveranciers die zeggen nooit iets te hebben ontvangen, komen nog steeds vaak voor. Vermeld in je opzegging daarom altijd het contractnummer, de ingangsdatum en een duidelijke verklaring dat je het contract opzegt per de einddatum. Onduidelijke formuleringen zorgen alleen maar voor onnodige juridische problemen.
Niet elke stilzwijgende verlenging is juridisch verdedigbaar. Bij contracten tussen ondernemers en consumenten gelden consumentenbeschermingsregels, waardoor automatische verlengingen van langer dan een jaar als onredelijk kunnen worden aangemerkt. Ook in overeenkomsten tussen ondernemers kunnen extreem lange verlengingsperiodes als onredelijk bezwarend worden gezien.
Staat er in jouw contract een verlengingsclausule van bijvoorbeeld vijf jaar, gecombineerd met een buitensporige opzegtermijn, dan kun je die aanvechten. De rechter beoordeelt of de bepaling redelijk is, waarbij wordt gekeken naar de aard van de dienst en de belangen van beide partijen. Twijfel je over een clausule? Laat het contract dan vooraf door een jurist beoordelen.
De beste manier om problemen met stilzwijgende verlenging te voorkomen is kritisch kijken op het moment dat je een contract aangaat. Lees de bepalingen over verlenging en opzegging zorgvuldig door en vraag jezelf af of je over een jaar nog steeds aan dit contract gebonden wilt zijn.
Onderhandel waar dat kan. Veel leveranciers staan open voor een kortere verlengingsperiode of een soepelere opzegtermijn, zeker wanneer je al langere tijd klant bent. Soms kun je ook kiezen voor een overeenkomst zonder automatische verlenging, zodat je ieder jaar opnieuw kunt beoordelen of het contract nog bij je bedrijf past.
Maak daarnaast gebruik van contractbeheersoftware of, eenvoudiger nog, een vaste agenda reminder. Zorg dat alle belangrijke opzegdata overzichtelijk bij elkaar staan, zodat je geen deadlines mist. Een gemiste opzegtermijn kan je immers snel duizenden euro’s kosten.
Stilzwijgende verlenging is een clausule die je serieus moet nemen. Blijf alert, plan je opzegmomenten ruim op tijd in en onderhandel over voorwaarden die niet in verhouding staan. Zo houd je grip op je contracten en voorkom je onnodige kosten.
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Auteur: Niels Vanaken
