Uit een recent artikel in De Telegraaf blijkt dat een groot deel van de ondernemers nauwelijks aandacht besteedt aan de eigen KvK-inschrijving. Nochtans verplicht de Handelsregisterwet jou als ondernemer om hierin de juiste en actuele bedrijfsgegevens te vermelden. Doe je dat niet, dan kan dit worden gezien als een economisch delict op grond van de Wet op de economische delicten (WED). Hoewel vervolging in de praktijk niet vaak voorkomt, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn: boetes of bij opzettelijke misleiding zelfs strafrechtelijke vervolging.
Bij een onjuiste KvK-registratie loop je als bestuurder hiernaast risico op persoonlijke aansprakelijkheid. Wanneer derden schade lijden doordat zij vertrouwden op verkeerde informatie in het handelsregister – bijvoorbeeld over wie bevoegd is om namens het bedrijf te handelen – kun je in extreme gevallen als bestuurder aansprakelijk worden gesteld.
Sinds 2020 is er een extra verplichting bijgekomen: de UBO-registratie (Ultimate Beneficial Owner). Ondernemingen moeten hun uiteindelijk belanghebbenden registreren in het UBO-register, dat onderdeel is van het handelsregister. Ook hier geldt dat niet of onjuist registreren kan leiden tot sancties.
Naast juridische risico’s leidt een onjuiste KvK-inschrijving tot praktische problemen. Denk aan discussies over de rechtsgeldigheid van overeenkomsten ingeval deze onbevoegdelijk zijn ondertekend. Ook kunnen banken en verzekeraars weigeren om zaken met je te doen of hun dienstverlening stopzetten als je bedrijfsgegevens niet up to date zijn. Subsidieaanvragen kunnen dan weer worden afgewezen, indien uit een KvK-check een onjuiste registratie blijkt.
Tot slot kan slordigheid met KvK-gegevens de nodige reputatieschade opleveren. Een foutieve registratie staat immers niet erg professioneel. Zakenpartners, klanten en financiers hechten – terecht – waarde aan correcte bedrijfsinformatie.
Zorgwekkender nog is dat veel ondernemers blindelings vertrouwen op de bedrijfsgegevens van hun zakenpartners of klanten. Een KvK-check wordt maar weinig uitgevoerd, terwijl dit eigenlijk een vast onderdeel van je proces zou moeten zijn. In de praktijk kost het bijna geen moeite om online het handelsregister even te raadplegen.
Bij Open Legal zien we regelmatig dat hierdoor problemen ontstaan. Contracten worden gesloten met de verkeerde vennootschap, de ondertekenaar blijkt achteraf niet tekenbevoegd, het bedrijf is inmiddels failliet of de onderneming bestaat niet eens. Het resultaat: onnodige juridische conflicten, oninbare vorderingen en een hoop frustratie.
Maak de KvK-check voortaan dus een vast onderdeel van de wijze waarop je zakendoet. Controleer voordat je een overeenkomst sluit met een bedrijf in ieder geval via het handelsregister:
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Auteur: Niels Vanaken
