Als ondernemer ben je gebaat bij het gebruik van goede algemene voorwaarden. Deze vormen de basis voor een vruchtvolle samenwerking of klantrelatie. Op deze wijze weten je relaties immers hoe jouw bedrijf opereert. Ook zorgen de voorwaarden voor een juiste bescherming van je organisatie, bijvoorbeeld ingeval van aansprakelijkheid. Belangrijk is dat de inhoud van je algemene voorwaarden is toegespitst op je bedrijfsactiviteiten. Het opstellen ervan vereist dan ook altijd maatwerk. In dit artikel gaan we dieper in op enkele aandachtspunten bij het gebruik van algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden behoren tot het contractenrecht en bevatten bepalingen over bijvoorbeeld betalingen, levertijden, garanties, aansprakelijkheden en geschillenbeslechting. In feite kun je algemene voorwaarden beschouwen als een juridisch vangnet voor je bedrijf. Het gebruik ervan leidt ertoe dat je niet alle terugkerende bepalingen telkens opnieuw in je overeenkomsten zelf dient op te nemen. Hierdoor kunnen deze overeenkomsten beknopt blijven. Hiernaast heeft dit als voordeel dat je geen belangrijke onderwerpen vergeet te regelen.
Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijven die gebruik maken van algemene voorwaarden. Toch verdient niet iedere set voorwaarden de schoonheidsprijs. Meer dan eens blijkt sprake te zijn van het betere ‘knip- en plakwerk’, waarbij de inhoud van de voorwaarden onvoldoende aansluit bij de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten. In sommige gevallen bevatten de algemene voorwaarden zelfs bepalingen die risicovol zijn voor de eigen onderneming. Daarom is het raadzaam om bij het opstellen van algemene voorwaarden een gespecialiseerd jurist te raadplegen.
Wanneer zijn mijn algemene voorwaarden toereikend?
In hoofdlijnen mag je ervan uitgaan dat je algemene voorwaarden toereikend indien zij:
- helder en in begrijpelijke taal zijn opgesteld
- inhoudelijk compleet zijn
- feitelijk en juridisch up to date zijn
- niet in strijd zijn met de wet of openbare orde
- zijn toegespitst op het type dienst of product dat je aanbiedt
Bij het gebruik van algemene voorwaarden geldt bovendien het vereiste dat de voorwaarden rechtsgeldig van toepassing zijn verklaard op de overeenkomst. Verder dien je de voorwaarden op de juiste wijze aan je contractspartij ‘ter hand te hebben gesteld’, opdat deze tijdig van de inhoud ervan kan kennisnemen. Met tijdig bedoelen wij voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst.
Veelgemaakte fouten
In de praktijk zien wij regelmatig dat bedrijven te kort schieten bij het hanteren van algemene voorwaarden. De ene keer laat de inhoud ervan te wensen over en de andere keer wordt de set voorwaarden niet op de juiste wijze gebruikt. Een enkele keer beschikt het bedrijf niet over algemene voorwaarden. Dit is vragen om problemen. Temeer wanneer je diensten of producten levert aan consumenten. Hieronder zetten wij de belangrijkste don’ts voor je op een rij:
- Onjuist ter hand gesteld
Heb je de algemene voorwaarden niet op de juiste wijze ter hand gesteld, dan kan je contractspartij een beroep doen op de vernietigbaarheid van je algemene voorwaarden. Dit heeft als gevolg dat jouw bedrijf zich niet meer op de inhoud ervan kan beroepen. - In strijd met wet- of regelgeving
Bevatten je algemene voorwaarden bepalingen die in strijd zijn met de wet- of regelgeving, dan leidt ook dit ertoe dat jouw bedrijf zich niet op de inhoud van de betreffende bepalingen zal kunnen beroepen.
- Inhoudelijk onjuist of onvolledig
De praktijk wijst uit dat algemene voorwaarden weleens terminologie bevatten die niet binnen de juiste juridische context worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de termen ‘ontbinding’ en ‘annulering’. Hiernaast ontbreken soms belangrijke bepalingen, waaronder bepalingen over eigendomsvoorbehoud, betalingsverzuim of productaansprakelijkheid. - Geen maatwerk
Nog steeds vertoont een groot aantal bedrijven kopieergedrag, waarbij hun algemene voorwaarden letterlijk zijn overgenomen van een concurrerend bedrijf of van een bedrijf dat opereert binnen een andere tak van sport. Belangrijk is daarentegen dat de inhoud van gebruikte voorwaarden aansluit bij de aard en risico’s van jouw eigen bedrijfsactiviteiten.
Hoe stellen wij algemene voorwaarden op?
Zoals gezegd, vormt iedere set algemene voorwaarden maatwerk. Daarom zullen onze specialisten zich bij het opstellen ervan gedetailleerd verdiepen in jouw bedrijf. Waar loop jij als ondernemer in de praktijk tegenaan? Waar liggen de specifieke risico’s en waar doen zich juist kansen voor? Welk type product of dienst biedt je aan en is hierbij sprake van inkoop, opslag of levering? Doe je enkel nationaal zaken of opereer je ook buiten de landsgrenzen? Deze en vele andere vragen zorgen ervoor dat wij komen met de juiste set voorwaarden, desgewenst in een of meerdere talen.
Hulp nodig?
Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag. Bekijk ook de voordelen van ons membership!
