Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van je medewerkers, ook als zij thuiswerken. De Arbowet maakt geen onderscheid tussen de werkplek op kantoor en thuis. Dit betekent dat je een zorgplicht hebt voor een veilige en gezonde thuiswerkplek.
Concreet houdt dit in dat je moet zorgen voor ergonomische werkplekken, goede verlichting en ventilatie. Veel werkgevers denken dat dit probleem is opgelost door een thuiswerkvergoeding te verstrekken, maar dat is te simpel gedacht. Zo ben je verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren die ook thuiswerkplekken omvat. Bij arbeidsongevallen thuis kan je als werkgever aansprakelijk worden gesteld als blijkt dat je deze zorgplicht hebt verzaakt.
Hybride werken vervaagt de scheiding tussen werk en privé, maar dat ontslaat je als werkgever niet van je verplichtingen rond werktijden. De Arbeidstijdenwet blijft immers gewoon van toepassing. Werknemers hebben recht op rust- en pauzetijden, ongeacht waar zij werken.
Een veelgemaakte fout is verder het ontbreken van duidelijke afspraken over bereikbaarheid. Mag je bijvoorbeeld een thuiswerkende medewerker na 18:00 uur nog een e-mail sturen? Verwacht je een directe reactie op berichtjes via WhatsApp? Zonder heldere afspraken loop je het risico dat de Inspectie SZW constateert dat er sprake is van structureel overwerk. Bovendien hebben werknemers sinds 2022 een wettelijk recht op onbereikbaarheid buiten werktijd. Maak dus concrete afspraken en leg deze vast in je hybride werkprotocol.
Thuiswerkende medewerkers verwerken vaak dezelfde persoonsgegevens als op kantoor, maar dan in een minder beveiligde omgeving. Als werkgever blijf je te allen tijde verantwoordelijk voor de naleving van de AVG, dus ook bij thuiswerken. Dit betekent dat je voldoende technische en organisatorische maatregelen moet treffen om persoonsgegevens te beschermen.
Denk hierbij aan de versleuteling van laptops, het gebruik van VPN-verbindingen en het verstrekken van duidelijke instructies aan je medewerker over hoe om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Een datalek dat ontstaat doordat een medewerker thuis onveilig werkt, kan jou als werkgever een flinke boete opleveren. Zorg daarom voor gepaste IT-beveiligingsmaatregelen en train je personeel regelmatig over privacy risico’s.
Veel werkgevers verstrekken een thuiswerkvergoeding, maar weten niet goed hoe deze fiscaal moet worden behandeld. De Belastingdienst hanteert strikte regels voor onbelaste vergoedingen. Een vaste maandelijkse thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag is onbelast toegestaan, maar alleen als er daadwerkelijk thuisgewerkt wordt.
Verstrek je hogere vergoedingen of vergoed je specifieke kosten zoals internet of telefoon? Dan moet je kunnen aantonen dat deze kosten zakelijk zijn en in redelijke verhouding staan tot het thuiswerken. Houd daarom bij hoeveel dagen werknemers daadwerkelijk thuiswerken en zorg voor een gedegen onderbouwing van je vergoedingensysteem.
Hybride werken vraagt om heldere contractuele afspraken. Je kunt niet volstaan met een mondeling akkoord over één dag thuiswerken per week. Leg dus minimaal vast hoeveel dagen er thuisgewerkt mag worden, welke taken thuis uitgevoerd mogen worden, welke vergoedingen er worden verstrekt en wat de verwachtingen zijn rond beschikbaarheid.
Een aanvulling op de arbeidsovereenkomst of een aparte thuiswerkovereenkomst voorkomt discussies achteraf. Denk ook aan bepalingen over de eigendom van gebruikte apparatuur, het benutten van privéruimtes voor videogesprekken en de gevolgen bij de beëindiging van het dienstverband.
Kortom, hybride werken is meer dan een praktische werkafspraak. Het leidt tot juridische vraagstukken waar je als werkgever zorgvuldig mee moet omgaan. Investeer daarom in goede afspraken en procedures. Je werknemers zullen het zeker waarderen en je voorkomt hierdoor kostbare juridische problemen.
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Auteur: Niels Vanaken
