Voordat we toekomen aan jouw rechten, wordt van je verwacht dat je zelf eerst actie onderneemt. Dit is ook logisch, aangezien je leverancier op de hoogte moet worden gesteld van het gebrek om actie te kunnen ondernemen.
Op jou rust dan ook de zogeheten ‘klachtplicht’. Deze klachtplicht bestaat uit twee onderdelen. Allereerst heb je een onderzoeksplicht: je moet actief controleren of wat je hebt ontvangen overeenstemt met wat is afgesproken. Hierop volgt je mededelingsplicht, waarbij je tijdig het vastgestelde gebrek moet melden.
Wees dan ook alert op geleverde goederen en onderzoek meteen of er iets aan scheelt. Je doet er verstandig aan om een goed intern systeem op te zetten voor het monitoren van gebrekkige leveringen. Hierbij registreer je zorgvuldig de ontvangstdatum van de goederen, documenteer je de vastgestelde gebreken met foto’s of rapporten en administreer je alle communicatie met de betreffende leveranciers. Ook kan het je helpen om reminders in te stellen voor klachttermijnen, zodat je nooit te laat je klacht indient.
Wanneer je een gebrek ontdekt, moet je dit volgens de wet binnen een ‘redelijke termijn’ melden aan de leverancier. Maar wat is redelijk? In de praktijk wordt vaak een periode van twee maanden als redelijk beschouwd, maar dit kan sterk verschillen per situatie. Zo zul je bij bederfelijke waren veel sneller aan de bel moeten trekken, terwijl je bij constructiefouten in een bedrijfspand meestal meer tijd hebt. Bedenk hierbij dat de klachttermijn begint te lopen zodra je het gebrek ontdekt of had kunnen ontdekken. Dit betekent dat je niet kunt wachten met klagen totdat het probleem zo groot is dat je er niet meer omheen kunt.
Zorg er ook voor dat je je klacht op de juiste manier meldt. Een telefoontje of een vluchtig mailtje is doorgaans niet voldoende. Het beste stuur je een heldere brief of e-mail, waarin je duidelijk beschrijft wat je hebt vastgesteld en waarom dit volgens jou niet voldoet aan de gemaakte afspraken. Voeg zo mogelijk ook foto’s van de gebreken of rapporten toe als bijlagen. Bewaar altijd een kopie van je brief, voor het geval een geschil mocht ontstaan.
Laat je de klachttermijn verstrijken, dan verlies je enkele belangrijke rechten. Zo zal je van je leverancier niet meer kunnen eisen dat deze alsnog levert wat is afgesproken. Ook kun je dan niet de overeenkomst ontbinden of schadevergoeding vorderen. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor je bedrijf, vooral als het gaat om grote investeringen.
Heb je tijdig en op de juiste manier geklaagd, dan bestaan er juridisch meerdere oplossingen. Je kunt bijvoorbeeld eisen van je leverancier dat deze alsnog levert wat is afgesproken. Is het gebrek voldoende ernstig, dan kun je de overeenkomst ontbinden en ook kun je schadevergoeding vorderen. Afhankelijk van je specifieke situatie kun je voor een of meerdere van deze opties kiezen.
De wettelijke regels vind je terug in het Burgerlijk Wetboek. De algemene klachtplicht tref je in artikel 6:89 BW en geldt voor alle soorten leveringen, of het nu gaat om de bouw van een bedrijfspand, het verrichten van onderhoud of het geven van advies. Daarnaast bestaat er een specifieke klachtplicht voor koopovereenkomsten in artikel 7:23 BW.
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Auteur: Niels Vanaken
