Een goede set algemene voorwaarden is onmisbaar voor ieder bedrijf. Een juist gebruik ervan beschermt je organisatie immers tegen tal van risico’s. Ook weten je zakelijke relaties en klanten hierdoor hoe jij zaken doet en waaraan zij zich concreet kunnen verwachten. Verder zorgt het ervoor dat je als ondernemer professioneel overkomt. Het laat zien dat jij doordacht te werk gaat en niet zomaar wat doet.
Juridisch vangnet
Algemene voorwaarden kun je beschouwen als een juridisch vangnet. Het gebruik ervan voorkomt dat je telkens alle onderwerpen die standaard de revue passeren moet regelen in je overeenkomsten zelf. Dit heeft als grote voordeel dat je contracten in omvang beperkt kunnen blijven.
Hoewel algemene voorwaarden voorkomen in vele vormen en maten, onderscheiden wij doorgaans de inkoopvoorwaarden en de verkoop- of leveringsvoorwaarden. Welke set voorwaarden jouw bedrijf ook hanteert, het is belangrijk dat dit op een juridisch correcte manier gebeurt. De wetgever acht het immers van belang dat je relatie of klant tijdig van de inhoud ervan kan kennisnemen. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je voorwaarden tijdens een gerechtelijke procedure van tafel gaan. En dat is zuur.
Beschermingsfunctie
Algemene voorwaarden hebben doorgaans een beschermingsfunctie. Een bekend voorbeeld is de aansprakelijkheidsbeperking. Door goede bepalingen hierover op te nemen in je set voorwaarden, kan je bedrijf zich indekken tegen schadeclaims. Bedenk overigens dat het volledig uitsluiten van iedere vorm van aansprakelijkheid niet snel door een rechter wordt geaccepteerd.
Andere voorkomende bepalingen zien op de bescherming van je intellectueel eigendom. Het voorkomt dat derden onrechtmatig inbreuk hierop maken. Het enkel opnemen van bepalingen hierover in je algemene voorwaarden is juridisch evenwel onvoldoende. Veelal zal daartoe noodzakelijk zijn dat deze intellectuele eigendomsrechten worden geregistreerd.
Ook betalingscondities zie je vaak terugkomen in algemene voorwaarden. Hierbij kun je denken aan betalingstermijnen en bepalingen die regelen wat de gevolgen zijn als je factuur te laat wordt voldaan. Levert je bedrijf producten, dan is het raadzaam om in je voorwaarden een eigendomsvoorbehoud op te nemen. En zo zijn er nog tal van bepalingen die van belang kunnen zijn.
Juiste inhoud
De belangrijkste tip die we jou kunnen meegeven is om je algemene voorwaarden te laten opstellen door een jurist. Bij voorkeur iemand met grondige kennis van het contractenrecht. Ga na hoe je onderneming deze voorwaarden op een juridisch correcte manier gebruikt. In de praktijk stellen wij vast dat de inhoud van de voorwaarden niet altijd aansluit bij de werkelijke bedrijfsactiviteiten. Gebruik dus niet zomaar een set voorwaarden die je van het internet hebt ‘geplukt’. Deze bevat soms zelfs bepalingen die juist schadelijk zijn voor je bedrijf.
Vragen?
Heb jij vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op. Onze specialisten helpen je graag!
Over de auteur: mr. Niels Vanaken is advocaat bij Open Legal Advocaten. Hij staat ondernemers bij op diverse juridische terreinen.
